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英語で電話会議!会議の流れをシミュレーション

英語で電話会議

同時通訳者でビジネス英語の指導経験も豊富な小熊弥生さんが、仕事の現場で本当に役立つ英語を教えます!使える英語表現だけでなく、その背景やビジネスをうまく進めるためのマインドセットも詳しく解説。ビジネスパーソン必見です!

こんにちは。同時通訳者の小熊弥生です。

通訳者やそれに並ぶくらいの英語上級者でも、苦手とする人が多い電話会議。前々回前回と、電話会議を成功させるための準備方法を紹介してきました。

今回は、一般的な電話会議の流れを確認しましょう。使える表現がたくさんありますから、何度もしっかり音読して、自分のものにしておいてくださいね。

会議を開始する

英語の電話会議で自己紹介

直接顔を会わせる会議との大きな違いは、誰が参加しているか確認する必要があること。すでに顔見知りの相手でも、お互い名前を伝えるところから始めましょう。

また、全員そろっているか、進行役や書記などの役割は誰が勤めるかといったことも確認する必要があります。

では、それぞれの状況で使う、英語フレーズをチェックしましょう。電話会議に参加しているつもりで音読してみてください。

会議の導入

Hi. This is Saki speaking.

こんにちは。サキです。

Who is on the call?

誰が参加中ですか?

Who just joined?

誰が今入りましたか?

It seems that everybody expected is on the call.

電話会議の参加予定者はそろったようです。

Let’s get started.

それでは始めましょう。

I would like to first confirm who will be the minute taker for this call?

今回の電話会議の書記がどなたかを、最初に確認させてください。

This is Joe speaking.  It’s my turn.

ジョーです。私の番です。

Thank you, Joe.

ジョーさんありがとう。

Please share it by the COB tomorrow.

明日の就業時間終了までに共有ください。

COBは、close of business の略で、就業時間終了、業務完了を意味します。

Sure.

わかりました。

This is Saki speaking again and I will be leading this call.

またサキです。今日の電話会議を仕切ります。

電話会議ならではの配慮

電話会議では、話の流れや、参加者がそれについてきているかを、通常の会議よりも細かく確認する必要があります。通話機器のトラブルなどもありますが、慌てないようにしましょう。

また、分からない言葉が出てきたときは、流さずにその場でしっかり確認します。

To make sure that we are on the same page, please state your name and the meeting material that you are referring to.

混乱しないように、全員、名前と参照資料を言ってから話してください。

Let me go through today’s agenda.

では、今日の議題から見ていきましょう。

Confirm the delivery date.

納期を確認しましょう。

Update on the deal with WZ company.

WZ社の案件の最新情報。

Anything to add from anyone?

追加項目がある方いますか?

No. Confirmed.

いいえ。確認しました。

Thank you.

ありがとうございます。

対面式の会議と違って、お互いの表情が分かりにくいこともあります。相手の発言内容が理解できた場合は、このように Thank you. と返してください。

Stacy, could you please address the first agenda?

ステイシーさん、最初の議題をお願いできますか?

Sure. The team can deliver it on the coming Monday.

かしこまりました。納期ですが、次の月曜日に納められます。

Stacy, you mean the 10th of September?

ステイシーさん、9月10日ということでしょうか?

Correct.

その通りです。

Now Todd, could you please share your updates on WZ.

ではトッドさん、WZ社の最新情報をお願いいたします。

Sure … My upda …is...

了解です。私のアップ……です。

Sorry Todd, but your voice is breaking up.

トッド、すみませんが、声が途切れてます。

Could you please either get closer to the microphone or reconnect into the call?

マイクに近づいていただくか、電話会議に入り直してもらえますか?

Sure, how about now?

了解です。これでどうですか?

Much better. Go on.

ずっといいですよ。続けてください。

What I was saying earlier is WZ is ready to issue RFP.

OKです。先ほど言っていたのは、WZはRFPをだす準備ができたとのこと。

Thank you but may I clarify?

ありがとうございます。ですが、確認してさせてください。

What does RFP stand for?

RFPはなんの略ですか?

It’s Request for Proposal.

提案依頼書です。

会議を途中で抜ける場合には、次のような一言をかけましょう。

Sorry but I need to leave now.

すみませんが、失礼します。

会議を締める

全てのアジェンダについて検討が済むと、ほっとしますね。会議を締める前に、付け加えることがないか、また、次の予定についても確認しましょう。

We covered everything we planed.

予定していた議題は全てカバーしました。

Does anyone have anything to add?

どなたか付け加えることありますか?

No.

ありません。

Now I would like to set up the next call.

次の電話会議を設定したいと思います。

How about same time on the second Monday next month?

それでは来月の第二週の月曜日、同じ時間でいかがでしょうか?

That works for me.

大丈夫です。

Everyone thank you so much and have a great day.

皆様、ありがとうございました。良い一日を。

分からなくても慌てない!

英語で電話会議のコツ

電話会議中に相手の声が聞こえなかったり、話の内容が理解できなかったりすると、戸惑ってしまいますね。しかし、ここは落ち着いて対処しましょう。

一口に「言っていることが分からない」といっても、電話会議の場合はさまざまな原因が考えられます。

原因によって、こちらが使う英語フレーズが変わってきます。何度も音読して覚えて、しっかり使い分けられるようにしてください。

Your voice is breaking up.

あなたの声がブツブツ切れています。

We hardly hear your voice. Please speak into the microphone.

あなたの声が聞こえにくいです。マイクの近くで話してください。

Could you speak up?

声を大きくしてもらえますか?

Could you speak more slowly?

もう少しゆっくり話していただけませんか?

Who just said that?

今話したのは誰ですか?

What was your point?

要点は?

Could you elaborate it?

詳しく教えてもらえますか?

会議中に聞き取れないこと、理解できないことがあったら、そのままにしてはいけません。「失礼かも」などとは思わないで、しっかり確認しましょう。

まとめ

英語の電話会議のシミュレーション

今回は、英語での電話会議の流れを、よく使うフレーズとともにシミュレーションしてみました。

会議のアジェンダ(日程や参加者、議題の順序などを明記した資料)を入手したら、参加者の名前や議題を実際のものに置き換えて、一通りやってみてください。よく使うフレーズは、とにかく口に出して練習すること。本番の会議が、ぐっと円滑に進むようになりますよ!

小熊弥生

文:小熊弥生 https://ameblo.jp/interpreteryayo/
(株)ブリッジインターナショナル 代表。TOEIC280点から、独自の勉強法で半年後にTOEIC805点を取得。短大卒業から3年半で通訳者デビュー。現在は自身の経験をベースにした英語学習サービスを展開。1人1人の目的に合った効果的な学習プログラム作りを指南し、のべ600人以上の英語力アップに貢献している。