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英語上級者でもつらい?電話会議のコツ教えます!

英語で電話会議

同時通訳者でビジネス英語の指導経験も豊富な小熊弥生さんが、仕事の現場で本当に役立つ英語を教えます!使える英語表現だけでなく、その背景やビジネスを上手く進めるためのマインドセットも詳しく解説。ビジネスパーソン必見です!

こんにちは。同時通訳者の小熊弥生です。「通訳者なのに?」と驚かれることが多いのですが、私は留学経験もなく、国内の学習のみで英語を習得しました。

この連載では、これまでの通訳現場で培ってきたグローバルなコミュニケーションのコツを具体的に細かく伝えていきたいと思います。この連載を読んでいただければ、英語が得意でなくても、海外とのビジネスを円滑に進めていけますよ。
現場ですぐに役立つ記事を書いていきますので、どうぞお楽しみに。

さて今回のテーマは「英語上級者でも辛い?電話会議のコツ教えます!」です。通訳者やそれに並ぶくらいの英語上級者でも、電話会議が辛い人は少なくありません。
何千回と電話会議を通訳してきた、小熊の攻略法をお伝えします!

メールを使って電話会議の設定を依頼する

電話会議を設定することになるのは、メールでのやりとりだけでは期待通りの状況にならないときですね。

日本側としては、状況を理解してもらうために詳しく説明したくなります。もちろん、状況は説明して構わないのですが、よく現場で見かけるミスがあります。それはメールの文面。時系列に沿って説明することです。

時系列での説明だと、要点が最後まで分かりません。例えば、こんなメールをよく見かけませんか?

いつも大変お世話になっております。
実は、いつも使っている業者から不良品が見つかってしまいました。

タイの洪水の際にベトナムに工場を移したのですが、そこの研修が徹底してなかったことが原因で、とても日本のお客様に出せる状態ではないそうです。
先日発注した部品の納期を、1週間前倒しにできないでしょうか。
ぜひ、上記について話し合う電話会議をお願いできますか?

これをそのまま英語にすると、こうなります。

Thank you for your support, as always.
Actually, we found defects in our regular suppliers. We relocated our Thai plant to Vietnam due to the flood in Thailand. But the training there was not thorough, thus output from there is far from a level that would satisfy our Japanese clients.
So could you deliver the parts that we ordered a week ago?
Could we have a call to discuss the above?

最後まで読まないと何をしてほしいのかわからないのですから、読み手にとっては、これは大変効率の悪いコミュニケーションです。次に教える、二つの対策を取ってみましょう。

①時系列で下書きをする

上記のような時系列の文も、下書きとして使えるので無駄にはなりません。一度は書いてみましょう。

②下記の構成に書き直す。

構成は次のようにします。

1.依頼事項を述べる。

Could we have a call to discuss your delivery date of the parts we ordered a week ago?

1週間前に発注した部品の納期を話し合う電話会議を設定できますか?

2.理由を説明する

Because output from our Vietnamese factory is far from a level that would satisfy our Japanese clients, as the training provided was insufficient after relocating from Thailand.

何故ならばベトナム工場の出荷物が全く我々の日本の顧客を満足させるレベルには程遠いのです。タイから工場を移設した時の研修が不十分だったのが原因です。

3.相手へのメリットを説明する。

If you can, we will be able to guarantee two more orders of the same quantity for the next two months.

もし納品できるのであれば、同じ数量の発注を2カ月間保証できます。

4.相手へのデメリットを説明する。

If you cannot, we may have to find another supplier that can, as our Japanese client cannot wait another week because they don’t want to miss the holiday shopping season.

もし納品できないのであれば、別の供給業社を見つけて行くことになるでしょう。というのも日本の顧客は1週間待つことができないのです。クリスマス商戦を逃したくないからです。

5.再度、依頼事項を伝える

That’s why we want to discuss this matter on a call.

ですので、電話会議で話せればと思います。

 

このように、メール文面の構成を変えるだけで、ぐんと効率の良いコミュニケーションが可能になります。

電話会議を円滑に、効果的にするために

電話会議を円滑に

日本人同士の会議でもそうですが、電話会議を設定する際にはまず、下のような基本情報を明確にしておきましょう。

各項目の英語での表記も記載しておきましたので、英文メールを出すときの参考にしてください。

1.会議の目的 Purpose of the call

目的が明確にならなければ、電話会議が効果的に進行できません。

2.会議の目標 Intended goal of the call

何が目標かがわかれば、会議の内容はかなり予想できるようになります。

3.会議の参加者 Attendees of the call

会議参加者がわかれば、それぞれの立場からどんな発言があるかを想定できます。

4.会議の開始時刻と終了予定時刻 Starting time and end time

会議の時間の長さが分かれば、どれくらい深掘りできるかが想定できます。メールや資料記載する場合は、日本時間と現地時間の両方を記述しましょう。

5.会議資料の事前の提供 Meeting materials

これが一番重要です。会議資料事前に手に入れば、相手の伝えたいこと、その会議の中でのキーワードもこの中に記述されていますから、準備にとても役立ちます。

なかなかもらえないときには、英語が母国語でないから事前にもらえないと会議の進行が難しいことを伝えるといいでしょう。それでももらえない場合は、過去の議事録を見てキーワードを確認しておきましょう。

6.議事録作成者の確認 Minute taker

議事録作成者は持ち回りにしておくと、一人がいつも負担を抱えなくていいのでオススメです。

 

いかがでしたか?会議のイメージがかなり明確になってきたのでは?次回は、「電話会議の前に得た資料や情報の活用法」をお伝えします。お楽しみに!

小熊弥生

文:小熊弥生 https://ameblo.jp/interpreteryayo/
(株)ブリッジインターナショナル 代表。TOEIC280点から、独自の勉強法で半年後にTOEIC805点を取得。短大卒業から3年半で通訳者デビュー。現在は自身の経験をベースにした英語学習サービスを展開。1人1人の目的に合った効果的な学習プログラム作りを指南し、のべ600人以上の英語力アップに貢献している。