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「善処します」はNG? CCメールは失礼? 知っておきたい中国人の「当たり前」

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2017年3月に発売した書籍『中国とビジネスをするための鉄則55』(アルク刊)から、これから中国とのビジネスを始めたい人、中国出張・駐在を控えている人たちに向けて、現地で役立つ情報をQ&A形式でご紹介します。第3回は「中国人とよりよい関係を築くコツ」です。

中国とビジネスをするための鉄則55 (アルク はたらく×英語シリーズ)

中国とビジネスをするための鉄則55 (アルク はたらく×英語シリーズ)

 

Q 中国人とうまくコミュニケーションを図るポイントは?

A  あいまいな表現避ける、二重否定は使わない、可能性は数値化して示すなどを心掛けましょう。

声が大きい、自己主張が強い、言いたいことを遠慮なく言う――こうした点から中国人に対して、わがまま、身勝手、話を聞かないといったマイナスイメージを持つ日本人が多いようです。しかし、それは日本人の大きな誤解です。言うべきことははっきり主張すること、これが中国人のコミュニケーションスタイルなのです。  

逆に、中国人の方も日本人に対して、別の意味で違和感を持つようです。それは、言いたいことをはっきり言わない、あいまいな言い方ばかりする、言うことと考えていることが違うといった違和感です。  

さらに日本人に対して、何を考えているか分からない、無情で冷たい、いつもニヤニヤしている(不気味なほほ笑み)と感じている中国人も少なからずいるようです。親しみを示すための情もどうやら逆効果であるようです。また、日本人特有のあいまいな言い方は中国人とのコミュニケーションの中でしばしば誤解を生みます。

相手に言うべきことははっきり言う、あいまいな言い方をしない

「分からないわけでもないのですが……」

「できないとはっきり申し上げているわけではなく、何とか前向きに善処し……」

「そこを何とかこちらの事情もおくみ取りいただき……」

日本人同士ならよくありがちなコミュニケーションの様子ですが、恐らく中国人には通用しないでしょう。表現があいまいです。気持ちを察してもらったり、背景を理解してもらったり、言葉以上のコミュニケーションを中国人に期待しない方が無難です。言うべきことははっきりと言葉にして告げるべきです。  

日本人同士なら場の空気を察して、相手の言わんとしている意図をくみ取ります。しかし、中国人とのコミュニケーションはなかなかそういうわけにはいきません。あいまいな言い方をせずに、できることは「できる」、できないことは「できない」、「イエス」は「イエス」、「ノー」は「ノー」とはっきり言うべきでしょう。

可能性を数字で表現し相手に伝える可能性の数値化)

「田中さん、来月上海で重要な会議がありますが、日本から出席できますか?」

「いやぁ、けないわけじゃないんだけど……、今はっきりけるとは即答できない事情があって……、何とかしたいと思うのだが……」  

田中さんは上海にくのでしょうか? かないのでしょうか? そもそもく気があるのでしょうか? 田中さんの答え方はあいまいです。  

そこで「できるかどうか」の可能性具体的な数字でして相手に伝えるという方法を試してみてください。「可能性の数値化」という吉村流の表現方法です。  

「田中さん、来月上海の重要会議、出席できますか?」と同じく中国側の質問。  

現状ける確率60パーセント、けない確率40パーセント。その理由は……」と数字で回答。続けて、「しかし、いま抱えている課題処理が月末までに終われば、ける確率90パーセント、けない確率10パーセント」と表現します。  

つまり、「できるか、できないか」または「するか、しないか」といった可能性を数字に置き換えて分かりやすく表現するわけです。もちろん数字は個人の感覚的なものです。できるかどうかをざっくり表現するもので、微妙な違いには具体的な根拠があるわけではありません。しかし、少なくとも言わんとする意図は伝わるはずです。

「善処します」「前向きに検討します」はやる?やらない?

「善処します」という言葉は本当に実行するのか、それとも社交辞令的にその場を取り繕ったのか、それともまったく実行する意思がないのか、日本人なら相手の情と場の雰囲気を察して理解します。しかし、中国人には果たしてそのニュアンスが伝わるでしょうか?  もし、「善処します」という言葉を額面通り受け取ると肯定の意味です。

「善い方向へ対処する」ことです。「前向きに検討します」とは、「相手が期待する方向へ方策を考えること」です。言葉の意味的には「イエス」であるはずです。 しかし、日本人が「善処します」という言葉を使うときはむしろ否定の気持ちをすことが多いのではないでしょうか? 少なくとも積極的に実行するときには「善処します」とは言いません。仮に「可能性の数値化」で表現するとしたら、限りなくゼロパーセントに近い数字でしょう。  

「善処します」は否定的な見解を述べるときや結論を先延ばししたいとき、また結論を導き出すまでの時間を稼ぎたいときに日本人同士で使う言葉です。もし、議論の先送りや時間稼ぎであれば、それは作戦の一つです。しかし、中国人との対話では不用意にギャップを生まないためにも使うべきではありません。やはり言うべきことは言葉にしてはっきり伝えること、これがコミュニケーションの基本と考えるべきでしょう。

「社に帰って検討します」にも要注意

「社に帰って検討します」は別の意味で要注意です。キーワードは「決定権」です。もし、あなたが「社に戻って検討します」と言うと、中国側は「あなたは決定権を持たされていない担当者」と受け取ります。基本的に決定権を持っていない担当者とは話し合いやビジネス折衝をしないのが中国人です。相手の担当者決定権を持たされて話し合いに臨んでいるはずです。  

「上司に相談してきます」「部長の判断を仰ぎます」も同じです。決定権が自分にないことを相手に暴露しているようなものです。話し合いの当事者はあくまでも自分であるという姿勢が必要です。  

仮に最終決定には社長の承認必要な場合でも、「私が許可を取り付けてきます」「私が社内を説得して持ち帰ります」といった主体性を相手にしっかり示すべきです。「社に帰って検討します」という言葉は「私には決定権がない」と相手に宣言しているようなものです。使い方にはぜひ注意してください。

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Q 会議の参加者全員にCCメールを送ったら、中国側に嫌な顔をされました。どうしてですか?

A 有益な情報であればあるほどリーダーが管理し、誰と共有するかはリーダーが決めるもの、と中国人は考えるからです。

「ミーティング後、CCメールを先方の参加者全員に送ったら嫌な顔をされた」  

「なぜ全員にメールをCCするのかと相手のリーダーからクレームが来た」  

ちょっと戸惑うかもしれませんが、中国側とのやりとりの中でこうしたケースがしばしばあります。良かれと思って送ったCCメールを受け取った相手がきちんと見ていなかったり、責任者からクレームの返信が来たりすることがあります。CCメールとはメンバー間で情報を共有することが目的であり、日本であれば関係者全員にCCメールを送ることは一般的なのですが、中国では必ずしもそうではありません。  

今後、CCメールはやめてください。メールは私あてでオーケーです」「誰と誰に情報の共有をさせるべきか、それは私が判断します」「重要な情報はまずは私にメールしてください」と考えるリーダーが多いようです。  

必要な情報を誰と誰に伝えるかはリーダーが判断し、決めるべきことと考えます。 有益な情報であればあるほど情報はリーダーが管理します。

相手からメールの返信がないというケースもしばしば

また、「メールを送っても返信が来ない」「相手からの応答が遅い」というケースがあります。日本語のメールなのか英語でのメールなのか、さらに相手は英語が得意な担当者か、それとも苦手な担当者か、それによって対応のスピードは違ってくるかもしれません。しかし、まったく返信がなく、こちらから送ったメールを「見ているのかどうか、それすら分からない」といったケースも少なくありません。  

日本的な常識では、メールを受け取ったときにまず「メールを見た」ということを相手に返信するでしょう。その上で、もし具体的な回答に時間が必要であれば、「いつまでに返答する」「○日間待ってほしい」というやりとりをするのが一般的です。  

しかし、中国とのやりとりではまったく返信がなかったり、いくら返信要求しても対応が遅かったり、期待通りには返信が来ないこともしばしばです。また、メールのやりとりだけではコミュニケーションには限界があります。  

特に、相手の会社の代メールに対して初めての問い合わせをするときや、担当者がまだ正式に決まっていない段階でのやりとりには注意必要です。誰が窓口なのか、誰が担当者なのか、キーパーソンを探し出すまでが大変です。  

また、やっと見つけ出したキーパーソンもスピーディーな返信をしてくれるとは限りません。答えにくい質問は避け、最初はできるだけ受け答えしやすい内容でやりとりを始めることが相手とのスムーズなコミュニケーションのコツです。

返信は「YES」「NO」メールでやりとりする

すぐに返信がほしいメールは「YES・NO形式」のメールが有効です。たとえば「納期予定通り今月末で間に合いますか?」というメールを相手に送るとき、メール文の中に、□ YES □ NOという選択肢をあらかじめ書いて送るのです。相手はこちらからの質問に対して、記号を黒に塗りつぶし、■ YES、または■ NO回答してきます。  

または□ OTHERSという選択肢加えておき、そこに書き込みをしてもらうことで相手の考えを引き出すという方法もあります。YESかNOか、できるだけシンプルな形で回答を迫るという点が、すぐに返信メールが欲しいときのコツです。

相手への問い掛けは「三択メール」でやりとりする

私はメールのやりとりでは、原則として「5W1H」の質問はしないようにしています。「5W1H」の質問とは「どう思いますか?」「何が問題ですか?」「どのように進めるべきでしょうか?」など、疑問詞を使った疑問文です。これは吉村流ですが、相手に対する質問はすべて「三択」で相手に投げ掛けます。  

納期に関してお知らせください」というメール文に続けて、

予定通り、□ 若干遅れる可能性あり、□ 遅れる可能性が大きい

という選択肢をメールに書いて送ります。  もし、「遅れる可能性が大きい」と知らせてきたら、「どのくらい遅れる可能性があるか知らせてほしい」と伝えて、

□ 1週間程度、□ 1カ月程度、□ それ以上

選択肢またメールに書いて相手に送ります。  

さらに、対処方法確認する場合も「どう考えますか?」「どうすればいいと思いますか?」といった疑問詞での質問(「5W1H」を使ったやりとり)をしません。 ここでも三択で、

□ テレビ会議をいたいのか、□ 日本側の中国出張を希望するのか、□ 根本的な契約見直し必要考えているのか

といった三択で問い掛けます。  

「なぜですか?」「どのような状況ですか?」といったメールはできるだけ避け、答えを先回りして相手の考えを三択で引き出すことを心掛けます。これがメールをスピーディーにやりとりするコツです。

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Q 中国人とうまく付き合っていくために心掛けることは?

A 「当たり前」を疑ってみる。お互いの文化や価値観などの違いに気付くことが大事です。自分たちの常識を一つ一つ再点検してみましょう。

異文化理解の基本は当たり前と思うことを疑ってみる姿勢を持つことです。私たちが当たり前だと思っていることで、実はそうではないことがたくさんあります。日本人が「常識」だと考えていることが世界から見ると「非常識」であるということもあるのです。こうした違いに気付くこと(気付き)、自分たちの当たり前をもう一度確認してみること(自己確認)、接点を見つけ出すこと(接点探し)、この三つの階段が異文化理解を深めるためのプロセスです。ここではビジネスシーンでよくある中国人と日本人の当たり前の違いをいくつかまとめてみましょう。

お礼を言わない中国人

食事会の翌日、部下から「昨日はごちそうさまでした」とお礼の一言がない……。中国ではその日のお礼はその日にその場で済ませることが基本。日を改めてお礼を言うことは「また私にごちそうしてください」という催促の意味に受け取られることもあります。催促することは「はしたないこと」と考えて、あえてお礼は言わないのです。お礼がなかったからといって「礼儀知らず」というわけではないのです。

同僚が残業していても定時に帰る

「大変だね。よかったら何か手伝おうか」と声を掛けるのが日本では一般的でしょう。協力し合って、助け合って仕事をするのが日本流です。しかし、中国では一人一人が与えられた職務を果たすことを考えます。「自分がやるべきこと」「果たすべき役割」を意識して仕事をします。残業をしている相手に「手伝おうか?」と声を掛けることは、実は失礼なことです。こちらは親切のつもりで言ったのに、「私の仕事に口を出さないで」「自分の仕事を取らないで」と考える中国人もいます。

初対面の相手にいきなりプライベートな質問をする中国人

中国人は出身、家族、結婚、子ども、仕事、年収など、初対面の相手が遠慮なくいきなりプライベートな質問をしてくることがあります。これは「少しでも早くあなたを知りたい」という気持ちのれです。急接近で一気に二人の距離感を縮めてくるのが中国人の特徴。「早く仲良くなりたい」「あなたに興味を持っている」という気持ちのれです。失礼な態度だとかなれなれしいとか思わないで、皆さんの方からも急接近してみてください。これはむしろ歓迎すべきことなのです。

初対面の相手を食事に誘う中国人

同じように初対面の相手でも遠慮なく食事に誘うのが中国人です。「食事をする時間がありますか?」「次はいつ中国に来ますか?」「ぜひよかったら食事でもご一緒に」と積極的に誘ってきます。「時間があったらぜひ」「機会があれば」といった社交辞令的な答え方は避けて、興味を持った相手ならむしろ積極的に皆さんの方から食事の機会を作ってみてください。

冷めた料理には手を付けない中国人

基本的に中国人は冷めた料理は食べません。料理はすべて熱々のものを出すのが基本です。ミーティング中、昼食にお弁当を出すとき、どんなに立派な高級仕出し弁当であっても冷めていたらダメです。レンジで温めたコンビニ弁当の方がむしろ喜ばれます。アツアツのものじゃないとダメ。冷めたものは「残り物」、残ったご飯は「残飯」と考えるのです。  

異文化理解とはどちらが正しいか、どちらの方が優れているかといったように、どちらかに優劣を付けることではありません。もちろん異なる価値観を否定して、排除することがあってはいけません。しかし、違いをそのまま受け入れればいいかというと、そうでもありません。相手の価値観に合わせることでも、相手のすべてを無条件に受け入れ ることでもないのです。  

まずは、自分たちとどこが違うのか、どう違うのか、違いに気付き、自分たちの当たり前を再確認し、接点を見つけ出していこうという姿勢を持つことが大切です。

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文:吉村 章
1961年生まれ。87年から台湾でビジネスマン向けの日本語教育に携わり、96年台湾最大のIT関連業界団体、Taipei Computer Association(TCA)へ移籍。同年、駐日代として帰国。2001年からは中国に進出する日本企業支援が業務の柱となり、現在に至る。中国への出張者・赴任者向けの異文化研修や地方自治体向けの海外市場開拓セミナーの講師を務めるなど幅広く活動。『知識ゼロからの中国ビジネス入門』(幻冬舎)、『中国人とうまくつきあう実践テクニック』(総合法令出版)など著書多数。ASIA-NET、株式会社クロスコスモス代取締役、TCA東京事務所駐日代。ホームページ:ASIA-NET

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