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英語の電話会議に初参加!必要な準備と英語フレーズをチェック

急に英語の電話会議に出席することに

同時通訳者でビジネス英語の指導経験も豊富な小熊弥生さんが、仕事の現場で本当に役立つ英語を教えます!使える英語表現だけでなく、その背景やビジネスをうまく進めるためのマインドセットも詳しく解説。ビジネスパーソン必見です!

こんにちは。同時通訳者の小熊弥生です。今回も読んでくださってありがとうございます。さて、連載最終回となる今回は、「急に電話会議にアサインされたときの対処法」をお伝えします!

急に電話会議にアサインされたら?

TOEIC500~600点くらいであまりスピーキング力に自信がない人が、急に「来週の電話会議に入ってね」と上司に言われたとします。このような場合、どうしたらいいのでしょうか。気になるのは次のようなことだと思います。

  • どんな準備が必要なのか
  • 少しでも発言したほうがいい?どんなことを言えばいい?
  • 前向きな良い印象で会議を終えるには

 

では、順番に考えていきましょう。

資料を手に入れ、しっかり準備する

英語で電話会議の準備

来週に会議があるということなら、かなり直近です。すぐに、アジェンダ(日程や参加者、議題の順序などを明記した資料)と、その件についての過去の議事録を手に入れましょう。そして、次のように準備を進めます。

①アジェンダと議事録をもとにシミュレーション

アジェンダを見れば、議題とその順序から、当日の電話会議で話される内容を想像することができます。また、参加者の名前や職種、肩書からは、誰がどんなことを言いそうか想像することができます。こちらの記事も参考にしてください。

また、過去の議事録を読むと大体どんな感じで会議が進行されたかが分かりますね。

会議の流れをつかんだら、再び参加者の一覧を見て、次の会議での議題について、それぞれの参加者がどう発言するかをシミュレーションしましょう。

②自分の意見を整理する

参加者の発言をシミュレーションしたら、それに対して自分が何を伝えたいかを考え、日本語で書きだしてみます。

最終的には自分の意見を英訳するのですが、この段階で大切なのはいきなりGoogle翻訳などの自動翻訳にかけないこと。なぜなら、発言内容を整理する前に英訳してしまうと、日本語としても未完成なままなのでよりわかりにくくなってしまうのです。

まずは、「要は」と枕言葉を付けて、日本語の発言内容をより簡素なものに整理しましょう。これだけで、だらだら発言するのを防ぐことができます。

主張したいポイント、理由、具体例の順に書き出しましょう。

③自分が使えるレベルの英語に訳す

発言内容を日本語で整理し骨子だけにしたところで、自動翻訳などを使わず、自分の知っている英語だけで表現してみましょう。「自分が知っている英語だけを使う」という点がとても重要です。

なぜなら、普段自分が使っているのとは違う新しい表現だと、本番でいざ使おうと思ってもなかなか口から出てこないのです。電話会議に不慣れならなおさらです。ですから、自分の知っている英語だけで表現することが重要なのです。

もうひとつのポイントは、できるだけ短い文にすること。長い文だと、聞いている側にとっても何がどこに掛かっているか分かりづらくなります。短い文を接続詞でつなげて話すようにすれば、自分でもフレーズが途中で出てこなくなったりすることがありませんし、聞き手にとっても親切なのです。

積極的に発言しよう

英語の電話会議で発言しよう

電話会議に初参加、しかも英語のスピーキングに自信がないと発言するのをためらってしまうかもしれません。しかし会議に参加する以上は、やはり発言したほうがいいのです。どんな状況で、何を言えばいいかをお伝えしましょう。

①まずは英語で自己紹介

初めて参加するのであれば、まずは自己紹介をしましょう。ポイントは、自分の名前と仕事上の役割、そして自分のいいところを一言で伝えることです。例を挙げてみましょう。

Hi, this is Yuji speaking.

こんにちは、ユウジです。

I am in charge of promotion.

私はプロモーションの担当者です。

I have long experience in web advertising.

私はWeb広告の経験が豊富です。

もし、ほかの参加者が全員知っている人なのであれば、なぜ自分がその会議に参加するのかを伝えましょう。

My boss is on vacation, so I will take part in this meeting on his behalf.

上司が休暇中なので、代わりに参加します。

As we will be discussing at today’s meeting, I will participate.

今日の会議でプロモーションについて検討するので、私が参加しましす。

自分の立場を明確にしておけば、発言に対してほかの参加者から理解を得やすくなります。

最後に次のようなフレーズを言うと、いい印象を与えられるでしょう。

Nice to meet you all.

みなさんにお会いできて嬉しいです。

Thanks for having me.

参加させていただきありがとうございます。

②意見を言うときにひと工夫

踏み込んだ意見を言うときには、下記のようなフレーズを使うといいでしょう。

It’s my first time being here, so please bear with me that my statement may not be based on the background but I think…

今回初参加なので、背景がわかってない発言になりますが、~と思います。

③会議の内容が複雑なときは?

もし状況があまりにもセンセティブで複雑であれば、発言することよりも聞くことに徹したほうがいいでしょう。

そして、できれば会議を録音しておくといいでしょう。次回までにもう一度聞いておけば、各参加者の話し方に慣れることができます。

④良い印象で会議を終えたい

良い印象で会議を終らせるには、下記のような発言で締めるといいでしょう。

Thank you so much for letting me attend this call. I now have a much better understanding about the project. With that I will be able to contribute more.

Let me know if I can be of your help.

会議に参加させてもらったことに感謝しています。よりプロジェクトをより理解できました。おかげでもっと貢献できそうです。もしお手伝いできることがあれば教えてください。

いい雰囲気で終えることができれば、次回からも参加しやすくなるでしょう。

準備することでトラブルは防げる

電話会議のトラブルを防ぐ

私がこれまでに経験してきた電話会議のなかには、大幅に脱線して時間が過ぎてしまったり、大荒れになってしまったりしたものもあります。最後にそれをお伝えしましょう。通訳には守秘義務が課されているのであまり詳しくは書けませんが、現場の状況は伝わると思います。

印象に残っているのは、ある化粧品メーカーの会議です。このメーカーは、海外のブランドと電話会議を設定していました。目的は、「ある商品のイメージの方向性について決断する」というものです。

ところが会議が始まったとたんに、海外側のキーパーソンは別件で参加できないと聞かされたました。そのキーパーソンがいないと、最終判断が得られないのに!

結局、会議をしても意味がないということが最初の1分でわかりました。これには日本側もびっくり。そんなに日本側を軽視しているのかと落胆し、また「せっかく電話会議を設定したのに」と憤慨してもいました。

なぜこのようなことが起ったのでしょう?実は、事前に書面で当日のアジェンダを確認しあっていなかったのです。そのため、意思決定者であるキーパーソンは自分が参加する必要はないと考え、別件を入れてしまったのでした。

まるで笑い話のようですが、準備の段階で漏れがあると、実際にこのようなことが起るのです。この連載で、繰り返し準備が大切だと言ってきた意味がお分かりいただけると思います。

まとめ

英語の電話会議で生産性を上げる

この連載では、生産的な電話会議をするコツを伝えてきました。大切なのはアジェンダや議事録を読み解き、会議の流れを予想することです。また、自分が会議で言いたいことを英語にして、繰り返し口に出して練習してみることです。

 英語力を上げることももちろん大切ですが、準備をしっかり行うことで、意味のある電話会議ができるのです。仕事も段取り8割と言いますが、電話会議でも同じということですね。ぜひ、参考にしてください。

最後まで読んでくださり、ありがとうございました!

小熊弥生

文:小熊弥生 https://ameblo.jp/interpreteryayo/
(株)ブリッジインターナショナル 代表。TOEIC280点から、独自の勉強法で半年後にTOEIC805点を取得。短大卒業から3年半で通訳者デビュー。現在は自身の経験をベースにした英語学習サービスを展開。1人1人の目的に合った効果的な学習プログラム作りを指南し、のべ600人以上の英語力アップに貢献している。