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英語で電話会議!「依頼」や「案内」、「お礼」を伝える英文メールの書き方

電話会議と英文メール

同時通訳者でビジネス英語の指導経験も豊富な小熊弥生さんが、仕事の現場で本当に役立つ英語を教えます!使える英語表現だけでなく、その背景やビジネスをうまく進めるためのマインドセットも詳しく解説。ビジネスパーソン必見です!

こんにちは。同時通訳者の小熊弥生です。

通訳者やそれに並ぶくらいの英語上級者でも、苦手とする人が多い電話会議。今回は、電話会議を成功させるカギを握る、事前、事後のメールについて教えます。

実りある会議にするためには、前後のメールのやり取りがとても大切です。しっかり読んで、自分のものにしてくださいね。

電話会議を設定するタイミングは?

メールのメリット、デメリット

まずは、どんなときに電話会議を設定すると生産性が上がるか、そこから考えたいと思います。

通常、海外など遠隔地にいるビジネスの相手とはメールでやり取りしているという方も多いのではないのでしょうか。メールでのやり取りにも、もちろんメリットはたくさんあります。例えば……。

  • 自分の言いたいことを熟慮した上で伝えられる
  • Google翻訳などの自動翻訳を使えるので、瞬間的に英文を作らなくてもいい
  • 頻繁に使う英語表現をまとめておき、コピペして使える
  • 自分の英語に自信がないときには、得意な人にチェックしてもらうこともできる

 

しかし、メールでのやり取りで困ることもあります。こんな経験がある方もいるのでは?

  • メールで全て説明しつくしたつもりなのに、相手には全然伝わっていなかった
  • 大事なメールに限って返信がなかなかない
  • 長文でしっかり説明したつもりが、短い質問で返されて不安になる

 

実は、このようなメールでのすれ違いが起こるのは「日本人的なメールの書き方」が原因である場合が多いようです。

長文メールを出したくなるとき

日本では、ビジネスのメールは「一度で分かってもらえるよう、長文で丁寧に説明するもの」と思っている方が多いようです。

しかし、アメリカでは、チャットのような感覚で、短文のメールを何度もやり取りするほうが多いのです。

そうはいっても、「これについては長いメールでちゃんと説明しなくては」という場合もありますね。それは、こんなときではないでしょうか。

  • 相手側が日本の状況を理解してくれていない
  • こちらの要望通りに動いてくれていない
  • 日本の要望通りに動かなかった理由を説明してほしい

 

要するに、何かに行き詰まっているという状況です。アメリカ人なら、ここで長文メールはせず、電話でコミュニケーションを取るでしょう。これこそが、電話会議を設定するタイミングです。こういうときに電話会議を実施すると、課題や問題点が一気に明らかになり、生産性がぐっと上がるのです。

電話会議をメールで「依頼」しよう

相手方に電話会議を依頼するときのメールについては、連載の第1回目で説明しました。ポイントは、メール本文を次のように構成することです。

  1. 依頼事項を述べる
  2. 理由を説明する
  3. 相手のメリットを説明する
  4. 相手のデメリットを説明する
  5. 再度、依頼事項を伝える

時系列に沿ってダラダラ書かないことがポイントです。

電話会議をメールで「案内」しよう

こちら側が電話会議を設定する場合、次のように簡潔なメールで相手に伝えましょう。

Dear John,

I hope this email finds you well. The reason why I am writing this email is to request for a 30-minute call with you to discuss the following.

  1. The status of ABC project
  2. The potential impacts from the delay

 

I am available in the following time slots:

  • September 10th, 8:30 a.m. to 9:00 a.m. Japan Time or 9:30 a.m. to 10:00 a.m.
  • September 14th, 1:00 p.m. to 1:30 p.m. Japan time or 2:00 p.m. to 2:30 p.m.

 

Does any of these work for you? If not, please let me know when is good for you.

Your reply by the end of this week is highly appreciated as my schedule fills up quite quickly. Many thanks for your understanding.

Best regards,

Saki

日本語で意味を確認しておきましょう。

ジョンへ

お元気ですか。 私がこのメールを書いたのは、以下の問題について30分の電話会議をしてほしいからです。

  1. ABCプロジェクトの状況
  2. 遅延によって生じる影響

私は、以下の時間帯を希望します。

  • 9月10日:日本時間で午前8時半~9時、または午前9時半~10時
  • 9月14日:日本時間で午後1時~1時半、または午後2時~2時半

都合のいい時間帯がありますか?もしなければ、あなたの都合を教えてください。

私のスケジュールはかなり早く埋まるので、今週末までに返信してもらえれば助かります。ご協力ありがとうございます。

よろしくお願いします。

サキ

電話会議を案内するメールのポイントは、相手が忙しい人でもパッと読んで全体を理解でき、即答できるようにすることです。「電話会議は何分間で、何の目的で、誰と、なぜ話したいのか」を短文で伝えましょう。

どうしても長々と書いてしまう癖がある人は、まず日本語で「要は~してほしい」と情報を整理してから書き始めるといいですよ。

その他のポイントをチェックしましょう。

電話会議を案内するメールのポイント

①時間は短めに

例文のように30分単位 ( a 30-minute call )で設定しましょう。短めの時間で設定するほうがより良い返事をもらいやすいのです。

もし状況の説明などに時間がかかり、1時間ぐらいかかりそうな場合は、もちろんその旨を伝えます。2時間ほどかかるように見込まれるのであれば、事前に資料や質問を送付することで、会議がスムーズに進行するようにします。

②時間帯は2つ以上用意する

時間帯については自分の都合のいいものを2つ以上伝え、相手に選んでもらうようにしましょう。選べるほうが、相手が返信しやすいためです。

③時刻の表記について

時刻の表現にも注意が必要です。アジアでは、例えば午後3時を15時とするような24時間表記をよく使いますが、アメリカではあまり使いません。誤解のないよう、a.m. または  p.m.を明記しておきましょう。

返信の締め切りはしっかり伝える

返信がいつまでに欲しいか、そしてその理由も簡潔に書いておくと、早めに返信をもらえます。特に急ぎの場合は、タイトルにもその旨を明記しましょう。

メールでのあいさつは簡潔に

日本語の定型的なあいさつ文は、全てカットして大丈夫です。

上記の例文のあいさつ、I hope this email finds you well. は短い上に配慮があるので、かなりいろいろなシーンで使えます。

メールの書き出しで使うあいさつ文には、ほかに次のようなものがあります。便利なので、覚えておきましょう。

I hope you are doing well.

お元気だといいのですが。

Thanks for your support as always.

いつもご支援ありがとうございます。

相手が顧客である場合は、いつも発注してくれることに感謝して、次のように表現します。

Thank you for your business as always.

いつもご利用いただき、ありがとうございます。 

電話会議のあとは、議事録と「お礼」メールでフォロー

通常の会議でもそうですが、電話会議のあとは特にしっかりした議事録を残すことが大切です。会議中に議事録提出期限を決めましょう

良い議事録とは?

議事録は、次の6項目をカバーしているかどうかをチェックします。漏れがあれば、必ず書記に確認してください。

① 会議名

何についての何回目の会議か、そこまで書いておくと、今後の会議で「○回目の会議で話したことで」と、過去の討議を参照する際に便利です。

② 会議の日付、かかった時間

日付だけでなく、費やした時間を明記することで、どれぐらい時間が必要なのかがわかり、今後の会議の予定を立てるときに役立ちます。

③参加者の氏名

参加者一覧があると、誰がどの会議に参加していたかがわかるので、過去の討議を振り返るときに誰に聞けば良いのか、誰は知らないのかがわかるので便利です。

④各議題での結論

誰が何の発言をしたかまで書いている議事録も多いのですが、作成したり見直したりするのにかなり時間がかかるので、できるだけ結論だけにすることをおすすめします。

⑤宿題

宿題の内容、担当者、提出期日を明記しましょう。これをまとめておくと、今後の進捗管理がしやすくなります。

⑥次回の予定

会議の最後の段階で、次回の予定も調整しておくとスムーズです。もちろん、議事録にも記入しておきましょう。

議事録を送るメールの書き方

電話会議の議事録を送る英文メールも、やはり簡潔に書くことが大切です。サンプルを用意したので読んでみてください。

Dear John,

Thank you for your participation in the call. Attached please find the minutes of the call.

Your review by the end of this week is very appreciated, as we need to submit it to our board next week.

Best regards,

Saki

日本語で意味をチェックしておきましょう。

ジョンへ

電話会議にご参加いただき、ありがとうございます。添付した議事録を見てください。

来週、弊社の役員会に提出する必要があるので、今週末までに確認していただければ大変ありがたいです。

よろしくお願いします。

サキ

ポイントは次の3点です。送信ボタンを押す前に、全部カバーしているかチェックしてください。

  1. 電話会議に参加したことへの感謝
  2. 議事録添付したことを伝える
  3. 議事録のレビュー(確認)はいつまでに、なぜ必要か

ここまでやれば、電話会議はいったん終了です。

まとめ

電話会議のフォロー

今回は、電話会議の生産性をより高める英文メールの書き方を紹介しました。

電話会議の設定を依頼する、案内する、議事録を送りお礼をする。どのメールでも大切なのは、要点を押さえて簡潔に書くことです。ぜひ、参考にしてください。

小熊弥生

文:小熊弥生 https://ameblo.jp/interpreteryayo/
(株)ブリッジインターナショナル 代表。TOEIC280点から、独自の勉強法で半年後にTOEIC805点を取得。短大卒業から3年半で通訳者デビュー。現在は自身の経験をベースにした英語学習サービスを展開。1人1人の目的に合った効果的な学習プログラム作りを指南し、のべ600人以上の英語力アップに貢献している。