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インドで円滑に仕事を進めるためには?

これからインドとのビジネスを始めたい人、インド出張・駐在を控えている人たちに向けて、現地で役立つ情報をQ&A形式でご紹介します。第2回は「仕事を着実に進めるためのヒント」です。

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Q インドの人と円滑に仕事をするには?

A 仕事の指示は、基本の「5W1H」を押さえ、できる限り明確に!

 

昔から「郷に入っては郷に従え」というように、インドで日本の手法は通じません。言語も文化も異なるので、「推して知るべし」とはいかず、考えていることの3割くらいしか伝わらないと思った方がいいでしょう。

社内の従業員に指示を出すときも、「日ごろから見ているから分かるだろう」という前提に立つのは間違いのもとです。インドの仕事へのアプローチはアメリカ的で、明確に指示されたことのみをやります。たとえば、10の指示のうち2がやや曖昧だった場合。日本では上司の意図を正確に読み取り、将来まで見通して付加価値を生み出すことが評価されるため、自分なりに考えて10プラスαまでやろうとします。

一方、インドでは不明確な点があると、指示されたとは受け止めません。8まで実行し、それ以上は自分の守備範囲を超えた、手をつけてはいけない領域と考えます。これを承知しておかないと、互いに理解に苦しみ、トラブルが続出し、不信感を募らせることになります。

仕事の指示は、基本の「5W1H」を押さえ、できる限り明確にします。いつ誰がどこで何をするのか、何のためにどのようにするのか。当然と思っても説明説明です。最終的に本人のキャリアアップにつながることが伝われば、意欲も効率も向上するでしょう。

「2C、2T、2P」を意識

インドでのビジネスで常に意識しておきたいのが、「2C(Continuity継続性、Consistency/一貫性)、2T(Transparency/透明性、Timing/タイミング)、2P(Predictability/予見性、Patience/忍耐)」です。

2Cは、こちらの意図、求める形を明確に提示して、相手から継続的に一貫したものを得るということです。たとえば、インドでは調査リポートを出すようにいうと、言葉で表現しようとしがちです。分かりやすいようにチャートにしてくれと指示すると、そのときは作成しますが、次回はまた言葉での説明に戻ってしまいます。この場合は、リポートのひな型を用意し、それに基づいて作成するよう指示するしかありません。常にそれを使うように指示し、望むものが継続して得られるようにすることです。

2Tの最初のTは、徹底した透明性です。「それはできない」と言われたら、その根拠明らかにするよう求めます。これは取引先との交渉でも頭に刻んでおきたい点です。不可能なのは法律の規定からなのか、単に条件厳しいからなのか、明確にしてもらう必要があります。言われるまま鵜呑みにしていては話が進みません。

もう一つのTは、時宜を逸しては良い仕事も意味がないということです。インド流の積み上げ式で作業をしていると、納期を過ぎることが多々あります。会議に使うリポートは会議の前に必要ですし、外部からの納品も大幅に遅れて支払いを求められては困ります。

そこで大きな課題となるのがPです。予見できる仕事の進め方が身に付くようにするのです。積み上げ式ではなく、先を見越し、ゴールを見据えたうえで、どういう手順でどう作業を進めていくかを事前に入念に練るアプローチです。

従業員に対しては、忍耐強く説明を重ね、どうしてその方が良いのか、そうする必要があるのかを納得させるしかありません。これがもう一つのP(忍耐)です。辛抱強く、相手が根負けしてこちらの話に合わせてくるくらい〝Never give up.〞の精神で臨みます。「これは問題だから、こう直せ」と強制しても、やがて元に戻るだけで、継続して一貫性が得られません。自ら納得し、改善すべきと気付くように工夫すると、進んで修正し、身に付きます。仕事の進状況はこまめにチェックし、「2C、2T、2P」が得られるようにしましょう。外部への発注は、納期を過ぎると支払いがどうなるかなど契約書に細かく盛り込んでおくことです。

Q アポ(面会の約束)を取るときに注意することは?

A 昼食が遅めなので13~15 時の時間帯は避けましょう。「とりあえずごあいさつを」といった理由でアポを取るのは難しいです。

 

基本的には日本と同じですが、インドでは昼食が遅めなので13~15時の時間帯は避けましょう。一般的に政府機関や大手企業では、まず電話をかけると、相手の秘書から依頼状(request letter)をメールで送るように言われます。面会の目的、何という会社のどういう肩書の人間が何人訪問するのかなどを明記して送信してください。

特に相手の地位が高い場合、「とりあえずごあいさつを」といってアポを取るのは困難でしょう。相手を納得させ、時間を割こうという気にさせる理由が必要です

また、公的機関に勤務する人にアポを取る際は、自分の携帯電話の番号に加え、運転手の携帯番号、車のナンバーなども聞かれます。セキュリティー上、事前登録しておいて敷地内にスムーズに入れるようにするためです。

こうした事情もあり、渡航前の早い段階で面会を依頼するのは難しいと考える人も多いようです。確かに2、3カ月前のアポは一般的に取りにくいですが、ビザ申請のため相手方の書状が求められる場合などには、まずはやり取りを始める必要があります。不安がある場合は、事情に通じたコンサルタントなど相談する安心でしょう。

渋滞を見込んで早めに移動

渡航前にアポを取った場合、前日か当日の朝、確認の電話を入れてください。間が空いて不安なら数日前でもいいでしょう。相手の一方的な都合で直前に変更されることも珍しくありませんが、怒っても仕方がないので新たなアポを取りつけることです。

当日は、渋滞を見込んで早めに移動します。所在地表記が難解な上、ナビに頼れないことが多く、またインド人は地図を読むのが得意でない人が多いので、地図を用意していっても役に立たない場合があります。近くまでって訪問先に電話をかけ、先方から自分のドライバーにき方を指示してもらうのが一番確実です。

どうしても遅刻しそうなときも、電話を入れて現在地を伝えることです。「あと30分くらいだね。OK、待っている」「次の予定があるので延期しよう」などとなります。

逆に、思いのほか道路が空いていて早く着くこともあります。その場合も、遠慮せず早く着いたと知らせます。定時到着が難しい社会ではよくあることなので、相手も状況により約束を早めてくれます。無理でも応接室など案内してくれるでしょう。

Q インドでの会議で成果を得るために、どんなことを心掛けるといい?

A 事前の対策が大切。会議の議題とルールをまとめた文書を作成しましょう。

 

インドでの会議では、流暢な英語で冗舌に語りかけてくる先方に押されがちになるので、事前にしっかりと対策を練りましょう。会議の議題とルールなどまとめた文書を作成し、人数分コピーして配布することをお勧めします。

 議題は難しく考えず、簡潔に明確に記してください。大きなテーマと話し合うポイントなどを箇条書きにすればいいでしょう。日本式に「今日はざっくりとこんな感じで」と考えているだけでは、とても成果は期待できません。本題から話がそれて演説大会になったまま時間が経ち、肝心な点を詰められずに終わる恐れがあります。

 議長を誰が務め、どのように議事進するのか、議事録を誰が作成するのかも決め、文書に盛り込みます。自分が主催する会議なら本来は自らが議長ですが、信頼できる部下などに委任し、自分は話し合いに集中するのも手です。相手方が議長である場合も、こちらが望むルールを文書にして提出すると役立ちます。

出席者が多い場合は、1回あたりの発言時間をルールとして定めるのも有効な策です。インドの人たちはとにかく多弁で、「話し始めたら止まらず困った」との声をよく聞きます。実のある意見交換をするには、「1人1回3分」などとルールに定め、公平を期すため砂時計を使ったりすると、楽しみながらコンパクトに話をまとめようとする意識が働きます。

会議のルール集を作るのもお勧め

また、インドの人たちは会議中でも携帯電話に出ることが珍しくないので、「電話は原則禁止」と定めるのもいいでしょう。やむを得ない場合のみ会議室から出て受けてもかまわないが、離席している間も当人は出席中の扱いで会議を進めるというルールにしておくと安心です。

このように議題とルールを羅して、さらに番号を振っておけば、逸脱しそうになったときに〝No. 3, please.〞などと文書を指さして簡単に注意できます。失礼ではないかと心配するかもしれませんが、こちらが本気なのだと伝わります。相手もルールを守れない人間にはなりたくないので、了解したルールは守ろうとします。

初めての会議では、ベースとなる骨格づくりのつもりでルールを考え、会議を重ねる中で必要なルールに気づいたら、一つ一つ加えていくといいでしょう。補足し、練り直しを1年も続ければ、およそすべてを網羅したルール集ができ上がるはずです。もちろん大変な作業ですが、用意しておくと自分自身も後任者も楽になります。

通訳よりも話し方をリクエスト

英語でのやり取りについても、会議の際は「お願いリスト」を書面にして配布するのがお勧めです。〝My request〞とタイトルを付け、たとえば〝1. Speak slowly.〞〝2. Speak plain English.〞などと、要望を羅していけばいいでしょう。誰かが早口になったら〝No. 1, please.〞と紙を指して言うだけで意図が伝えられます。

会議のために臨時で通訳を雇った場合、言わんとすることが思うように伝わらず、かえって問題が起こりがちなので、大変でも自分自身で意思の疎通を図るよう努めます。不安が残る場合は、駐在員なら現地法人で最も事情に通じ、信頼できるスタッフを同伴すればいいでしょう。自分が舌足らずになったときにうまく補足説明してくれるはずです。出張中でも、現地法人があるなら外部の通訳より、そこのスタッフの方がいいでしょう。その際、会議の概要もメモしておくように頼んでおくと安心です。

視察などでも、現地の様子を見て回るだけでなく具体的に話を進めたいなら、事情に通じたコンサルタントに相談するのも一つの方法です。自分ひとりでは押し切られそうな局面でも、プロなら気後れせずに主張するので、成果が期待できます。

名刺交換と呼びかけ方

初対面の人たちとの会議では、まずあいさつし、握手をして名刺交換をします。なじみがない国では顔も名前も分からなくなりやすいので、着席したら目の前の卓上に名刺を並べて順番確認していくといいでしょう。

名前の後に敬称「ji(ジー)」(~さん)を付けると、親しみを込めつつ、敬意をした呼び方になります。男性にも女性にも使います。名前と顔を確認する際に「〇〇ji」と呼びかけると、相手も喜ぶでしょう。名前の発音が難しくても声に出してください。長い名前などの場合、「〇〇でいい」と略称を教えてくれることもあります。

これはなかなか難しいことですが、それだけ効果も上がります。失礼ではないかという心配も無用です。「ユー」で済まさず、名前で呼びかけた方が、ずっと良い印象が与えられ、真剣に先方とのビジネスを望んでいるのだと伝わります。名前と顔の確認を怠ると、どの人が誰だったのか、誰が何を言ったのか、すべてが混乱しやすいので注意してください。

なお、インドでは会議の際、クッキーのような甘いお菓子と紅茶、コーヒーがよく出されます。何度も勧められたら、食べなくともいいので手元に取るのがマナーです。

 

文:島田 卓
株式会社インド・ビジネス・センター代取締役社長。1972年、明治大学商学部を卒業し、東京銀(現三菱東京UFJ銀)入。 本店営業部、ロサンジェルス支店、事務管理部、大阪支店などを経て、91年インド・ニューデリー支店次長に着任、約4年間インドに駐在。97年同を退職、同年4月に株式会社インド・ビジネス・センターを設立し、現職に。東京商工会議所平成27年度中小企業国際展開アドバイザー。
ホームページ:http://www.ibcjpn.com/

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